O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando vende ou presta serviço para outra empresa, ou seja, para um cliente com CNPJ. Para consumidor pessoa física, a nota é dispensada, mas pode ser emitida se o cliente pedir. Nota de serviço sai no Emissor Nacional da NFS-e, do governo federal. Nota de mercadoria sai pela Sefaz do seu estado.
Neste guia você vai ver quando a nota é obrigatória, qual sistema usar para serviço e para mercadoria, o passo a passo da emissão no Emissor Nacional, o que acontece se você não emitir e como as notas emitidas se ligam à declaração anual e ao limite do MEI.
Resumo rápido: pela pergunta 3.7 do Perguntas e Respostas do MEI, atualizado em abril de 2025, a nota é obrigatória quando o cliente tem CNPJ, salvo se ele mesmo emitir nota fiscal de entrada. Desde 1º de setembro de 2023, toda nota de serviço do MEI é emitida só no padrão nacional, pelo site nfse.gov.br/EmissorNacional ou pelo aplicativo NFS-e Mobile, de graça. A nota de venda de mercadoria segue as regras do estado. Todo valor recebido, com ou sem nota, entra na declaração anual e conta para o limite de R$ 81.000 de 2026.
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
Depende de quem compra. A regra está no artigo 106 da Resolução CGSN nº 140/2018 e é explicada na pergunta 3.7 do Perguntas e Respostas do MEI, da Receita Federal:
| Quem é o cliente | O MEI precisa emitir nota? |
|---|---|
| Pessoa física (consumidor final) | Não. A emissão é dispensada, mas o MEI pode emitir se quiser ou se o cliente pedir |
| Empresa com CNPJ | Sim, em venda de mercadoria e em prestação de serviço |
| Empresa com CNPJ que emite nota fiscal de entrada | Não. Nesse caso, quem emite o documento é o próprio cliente |
A página oficial do serviço Emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, no gov.br, resume a mesma regra para os serviços: o uso é "obrigatório para operações com Pessoas Jurídicas".
A mesma pergunta lembra que o MEI deve sempre comprar e contratar serviços com documento fiscal, mesmo quando está dispensado de emitir.
Qual nota o MEI emite: serviço ou mercadoria?
São dois documentos diferentes, com sistemas e órgãos diferentes. O gov.br explica a divisão na página Nota Fiscal do MEI:
| Nota de serviço (NFS-e) | Nota de mercadoria (NF-e ou NFC-e) | |
|---|---|---|
| Para que serve | Registrar a prestação de serviço | Registrar a venda de produtos |
| Imposto ligado | ISS | ICMS |
| Quem regula | Município, com emissor nacional obrigatório para o MEI | Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado |
| Onde emitir | Emissor Nacional (site ou app NFS-e Mobile) | Sistemas da Sefaz, app Nota Fiscal Fácil ou emissor gratuito do Sebrae |
| Precisa de certificado digital? | Não, para o emissor web e o app | Depende do sistema escolhido |
Como funciona a NFS-e nacional obrigatória para o MEI?
Desde 1º de setembro de 2023, o MEI só pode emitir nota de serviço no padrão nacional. A data está na Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 001/2023, que aplica a Resolução CGSN nº 169/2022. Entre janeiro e agosto de 2023, o uso era opcional.
O que isso quer dizer, segundo a nota técnica:
- A nota de serviço sai só no Ambiente Nacional. As prefeituras não devem mais emitir nota do MEI nos sistemas próprios.
- Há três canais. O Emissor Web, no Portal da NFS-e; o aplicativo NFS-e Mobile, para Android e iPhone; e a integração por API, para quem usa sistema próprio.
- Os emissores web e mobile são gratuitos e não pedem certificado digital. O certificado só é exigido no envio por API.
- O acesso pode ser feito com a conta gov.br, nível prata ou ouro, com usuário e senha cadastrados no próprio emissor ou com o e-CNPJ. A nota técnica recomenda o gov.br por ser o caminho mais simples.
O endereço oficial do Emissor Nacional é nfse.gov.br/EmissorNacional, informado no guia do Emissor Público Nacional Web, versão 1.1, de setembro de 2025.
A Resolução CGSN nº 191/2026 estende essa obrigação às microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional a partir de 1º de novembro de 2026. Quem passar do limite e virar microempresa continua no mesmo emissor, como explica o guia do desenquadramento do MEI.
Como emitir nota fiscal MEI de serviço passo a passo
O roteiro abaixo segue o guia oficial do Emissor Nacional e o passo a passo de cadastramento e emissão publicado no Portal da NFS-e.
1. Acesse o emissor. Entre em nfse.gov.br/EmissorNacional. Com a conta gov.br prata ou ouro, clique no ícone do gov.br e siga as etapas. Sem conta gov.br, clique em "Fazer primeiro acesso" e informe o CNPJ, o CPF e a data de nascimento do responsável, depois o e-mail e a senha, e confirme com o código enviado ao e-mail.
2. Faça as configurações. No menu "Configurações", informe e-mail e telefone e escolha como mostrar o "Valor aproximado dos tributos". O passo a passo do portal sugere a opção de não informar valor estimado.
3. Cadastre os serviços favoritos. A emissão simplificada, a mais prática para o MEI, só funciona com serviços salvos como favoritos. Em "Novo Serviço Favorito", dê um apelido, escolha o código de tributação nacional e o item da NBS que correspondem à sua atividade e escreva a descrição. Na dúvida sobre o código, a prefeitura do seu município orienta.
4. Clique em emitir e escolha "Emissão Simplificada". Informe o CPF ou CNPJ do cliente, selecione o serviço favorito, digite o valor e indique se há retenção na fonte. Os dados do MEI já aparecem preenchidos.
5. Use a "Emissão Completa" quando precisar. Ela é obrigatória em casos como exportação e serviços com ISS devido no local do cliente. São quatro telas: Pessoas, Serviço, Valores e Emitir NFS-e.
6. Confira e emita. Revise o resumo e clique em "Emitir NFS-e". Em seguida, baixe o PDF da nota (DANFSe) e o XML e envie ao cliente.
Pelo celular, baixe o app NFS-e Mobile, entre com os dados do site, toque em "Emitir NFS-e", escolha o serviço favorito e informe o valor. No app, o CPF ou CNPJ do cliente é opcional.
Errou alguma coisa? No menu "NFS-e emitidas", cada nota tem as opções "Cancelar NFS-e" e "Substituir NFS-e". O cancelamento pede motivo e justificativa, e a substituição gera uma nota nova ligada à original. Os prazos da substituição são definidos pelo município, segundo o guia do emissor.
Como o MEI emite nota fiscal de venda de mercadoria?
A nota de mercadoria não passa pelo Emissor Nacional. Ela é regulada pela Sefaz de cada estado, e cada uma oferece seus próprios canais. Os caminhos mais comuns, citados pelo gov.br e pelas Secretarias da Fazenda, são:
- App Nota Fiscal Fácil (NFF). Aplicativo gratuito criado pelos fiscos estaduais e pela Receita Federal para o MEI emitir NF-e (modelo 55) e NFC-e (modelo 65) pelo celular, com login gov.br. Ele é regulado pelo Ajuste SINIEF 37/2019, segundo o manual do NFF MEI.
- Nota fiscal avulsa. Pela pergunta 3.8 do Perguntas e Respostas do MEI, o MEI pode emitir nota avulsa "desde que esteja prevista na legislação estadual ou municipal". O gov.br diz que o MEI sem credenciamento na NF-e pode emitir nota avulsa direto no site da Sefaz, com login e senha.
- Emissor de NF-e do Sebrae. O gov.br informa que o Sebrae oferece um emissor gratuito, que funciona no navegador.
Um exemplo: a Receita Estadual do Rio Grande do Sul orienta o MEI contribuinte do ICMS a usar de preferência o Nota Fiscal Fácil e, quando a operação não estiver disponível no app, a nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) pelo site ou um programa emissor.
E a inscrição estadual? Para vender mercadoria com nota, o MEI precisa estar cadastrado como contribuinte do ICMS no estado. No app NFF, por exemplo, o emissor é identificado pelo CNPJ junto com a inscrição estadual. Como as regras de cadastro mudam de um estado para outro, confira na Sefaz do seu estado se o seu CNPJ já tem inscrição estadual ativa e qual emissor ela recomenda.
O que acontece se o MEI não emitir nota fiscal?
Deixar de emitir a nota quando ela é obrigatória descumpre uma obrigação do MEI listada na pergunta 3.6 do Perguntas e Respostas do MEI. As consequências mais concretas são:
- Fiscalização do estado ou do município. Quem cuida da nota de mercadoria é a Sefaz, e quem cuida da nota de serviço é a prefeitura, como mostra o gov.br. As penalidades seguem a legislação de cada um deles.
- ICMS fora do Simples. A Lei Complementar nº 123/2006, no artigo 13, § 1º, inciso XIII, alínea "f", prevê que o ICMS da operação feita "desacobertada de documento fiscal" é cobrado à parte, fora do recolhimento unificado do Simples Nacional. Ou seja, a venda sem nota obrigatória pode gerar imposto além do valor fixo do DAS.
- Perda de clientes empresa. Sem a nota, o cliente com CNPJ não tem como registrar a despesa.
- Receita sem comprovante. A venda sem nota continua sendo faturamento e entra na declaração anual, mas fica mais difícil provar quanto você faturou.
Outro ponto: com o CNPJ inapto, a emissão de nota fiscal eletrônica fica bloqueada, e uma nota emitida nessa situação não vale para o cliente. O caminho para destravar está no guia do MEI inapto.
